home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / fastzip / readme < prev    next >
Text File  |  1991-03-08  |  10KB  |  227 lines
  1.         WELCOME TO THE FASTZIP MAIL INVOICE/STATEMENT PROGRAM
  2.                                   By
  3.                           WESTCOAST SOFTWARE
  4.  
  5.  
  6.  
  7.   The Postal Department is automating the sorting of Mail using         
  8.   Optical Scanners and the New Postnet Barcode. If you mail a           
  9.   certain quantity of First Class Letters and have the Bar Code on      
  10.   the Letters your cost per Letter can be reduced from 29 cents to      
  11.   23.3 cents. Even more you pre-sort or meet other qualifications.      
  12.   No Permit is needed. If you do not qualify for a discount,            
  13.   printing the Bar Code on your Letters will  cause more                
  14.   efficient, accurate and faster handling of the Letters you send       
  15.   out. The Fastzip Mail Invoice/Statement prints the Bar Code on        
  16.   Invoices and Statements for use in Window Envelopes. When you         
  17.   Register you will receive this Program and Fastzip Mail combined to   
  18.   Print the Bar Code on Envelopes,Shipping Labels,Address Labels,Post   
  19.   Cards, Invoices and Statements. (Contact your Shareware Dealer for    
  20.   the Fastzip Mail Program.)
  21.  
  22.      The Fastzip Statement/Invoice program will print out very nice     
  23.      looking Invoices or Statements on plain computer paper. The        
  24.      program has the following features:
  25.  
  26.           1. Automatically numbers the Invoices or Statements.
  27.           2. Multiplies number of Items by Unit Price and Totals.
  28.           3. Separates Taxable from Non Taxable Items.
  29.           4. Automatically subtracts discounts and adds Sales Tax.
  30.           5. You can type in name and address manually or               
  31.              automatically from a 1000 Name/Address Database.
  32.           6. Prints New Postnet Bar Code above Address as per the       
  33.              Postal Department regulations for use in Window            
  34.              Envelopes.
  35.  
  36.                         CONDENSED INSTRUCTIONS
  37.  
  38.       Select <4. Invoice> from the Main Menu and press <Enter>. The     
  39.       Set Up section is where you enter your Company Name and Address   
  40.       plus make all adjustments that are needed to print to your        
  41.       specifications. The Set Up section looks like the following:
  42.  
  43.           ENTER SET UP DATA!
  44.  
  45.           1. Name                                :
  46.           2. Street                              :
  47.           3. City/State/Zip                      :
  48.           4. Optional 4th Line                   :
  49.           5. Sales Tax - Use Decimal Number      : .06
  50.           6. Print Return Address on Statement   : Y
  51.           7. Print Bar Code on Statement         : Y
  52.           8. Line Feeds between Addresses        : 4
  53.           9. Line Feeds between Statements       : 10
  54.          10. Bar Code Print Passes. 1,2,3,4 Only : 2
  55.          11. Bar Code LF   Epson 30/36  IBM 36   : 36
  56.          12. Bar Code Horizontal Space Adjust    : 5
  57.          13. Adjust Left Margin for Addresses    : 5
  58.                                                          1. Save Data
  59.                                                          2. Start Over
  60.                                                          3. Main Menu
  61.                                         What Number ? _
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.      1 to 4 - Enter the Return Address you want printed on the          
  73.               Statement/Invoice. Use four lines if necessary.
  74.  
  75.           5 - Enter Sales Tax to charge. Use a decimal number.
  76.  
  77.           6 - Option to print Return Address on Statement/Invoice.
  78.  
  79.           7 - Option to print Bar Code on Statement/Invoice.
  80.  
  81.           8 - Adjustment for Line Feeds between Addresses.
  82.  
  83.           9 - Adjustment for Line Feeds between Statements/Invoices.
  84.  
  85.          10 - The Bar Code MUST be black enough for the Optical
  86.               Scanners to read. We recommend number 2 for good
  87.               ribbons. Increase the number of passes as the printing
  88.               gets lighter and replace the ribbon as soon as possible.
  89.  
  90.          11 - If your printer is in the IBM Mode then use <36>. If
  91.               your printer is in the Epson mode and you are noticing
  92.               a slight loss of line feeds then change this number.
  93.  
  94.          12 - This adjusts the Left Margin for the Bar Code.
  95.  
  96.          13 - You can change the Left Margin for the Addresses to
  97.               use various Window Envelopes.
  98.  
  99.   When you are finished entering Data, select <1. Save Data> from the   
  100.   Sub Menu and press <Enter> to save the data to disk.
  101.  
  102.   Select <5. Address Records> from the Main Menu and press <Enter>.     
  103.   This will take you to the Address Record Section where you enter the  
  104.   Name and Address Data you want to save to disk. Select <3. Enter      
  105.   Data in a Record> and press <Enter>. The first prompt will ask for a  
  106.   Record Number. Enter number 2 and press <Enter>. The next prompt      
  107.   will ask for a Code. Fastzip Statement/Invoice only searches for a    
  108.   Record by the Code you use on the Code Line. It can be a Zip Code,    
  109.   Number or Last Name. For the time being just enter 1234 on the Code   
  110.   Line and press <Enter>. Enter the Name and Address on the next 4      
  111.   prompts. If you do not need the Optional 4th Line then just press     
  112.   the <Enter> Key to skip. Enter the Zip Code ONLY on the Zip Code      
  113.   Line. Do not use any Dashes or Spaces in the Zip Code. If you enter   
  114.   a 9 digit Zip Code, then enter it as 917112506. Press <Enter> Key to  
  115.   save the Data to Disk. When it asks for another record number just    
  116.   press the <Enter> Key to return to the menu. Select <7. Main Menu>    
  117.   and press <Enter> to return to the Main Menu. NOTE! You can not save
  118.   a Record without a Zip Code.
  119.  
  120.  
  121.  
  122.   Select <1. Invoice> from the Main Menu and press <Enter>. A Bar Menu  
  123.   will appear on the screen.
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.   Select <Date/#/Terms> and press <Enter>. Type in Date and <Enter>.    
  140.   Type in Invoice Number you wish to start with and <Enter>. Type in    
  141.   Terms, Such as <Net Due 30 Days> and <Enter>. The Date/#/Terms are    
  142.   saved and do not have to be entered again unless you want to change   
  143.   them.
  144.  
  145.   Select <Description> and <Enter>. Enter 100 in Qty and <Enter>. Type  
  146.   in  DISKS  in Description and <Enter>. Type 1.00 in Unit Price and    
  147.   <Enter>. Type a Y in Tax and <Enter>. If you did not want Tax on      
  148.   this Item then you would just press <Enter>. Do not type a N. (If     
  149.   you do not enter a number in Unit Price, you would now have the       
  150.   option of entering the total in the extension column.) The extension  
  151.   column will now show a Total and you will be returned to the Qty      
  152.   prompt. Enter an M in Qty to return to the menu. When you return to   
  153.   the Menu, you could select <Description> again and go back and        
  154.   correct mistakes. You do not have to type in all new data. Just       
  155.   press <Enter> on the Items you want saved or make changes. If you     
  156.   made an Item Taxable by mistake then you must type in a C under Tax   
  157.   to cancel it out. Press <Enter> until you are in an empty Qty and     
  158.   enter an M and <Enter> to return to the menu.
  159.  
  160.   Select <Continue> and <Enter>. Another Bar Menu will appear and       
  161.   Totals will appear on the screen.
  162.  
  163.   Select <Discount> and <Enter>. To give a Discount type in a           
  164.   percentage as a decimal number. Type in .02 for 2% and <Enter>.       
  165.   Select <Shipping> and <Enter>. Type in 5.00 and <Enter>. Select <Amt  
  166.   Paid> and <Enter>. Type in 10.00 and <Enter>. Select <Message> and    
  167.   <Enter>. Type in 'Thanks for your order Bill!' and <Enter>. If you    
  168.   do not use the Discount, Shipping or Amt Paid, their names will not   
  169.   be printed on the Invoice.
  170.  
  171.   Select <Continue> and <Enter>. Another Bar Menu will appear and Ship  
  172.   To:  will appear on the Screen. You can type in a Name and Address    
  173.   or just press <Enter> to skip.
  174.  
  175.   Another Bar Menu will appear and Sold To will appear on the screen.   
  176.   Select <Manl/Recd> and <Enter>. You now have three options. You can   
  177.   type in Cash on the first line and Cash Sale will be printed o